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ASSISTANT OFFICE BILINGUE H/F

CONTEXTE RECRUTEMENT

CREATION DE POSTE ☐
 REMPLACEMENT ☒
 EVOLUTION HIERARCHIQUE

POSTE

LOCALISATION :

Le poste est basé à Abidjan en Côte d’Ivoire avec d’éventuels déplacements.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :

L’Assistante Office Bilingue dépend directement du Directeur Général.

MISSIONS / RESPONSABILITES :

MISSIONS
 Assurer la coordination efficace du secrétariat du DG, du PCA de l’entreprise;
 Assurer le bon fonctionnement de l’administration du site de Cocody ;
 Assurer l’organisation des missions et voyages du personnel, les visites professionnelles en Côte d’Ivoire.

LES PRINCIPALES RESPONSABILITES DU TITULAIRE :

1 – ACTIVITES DE MANAGEMENT

 Participer à la définition des objectifs du service placé sous sa responsabilité, en coordonner les activités et en contrôler les résultats
 Adapter les moyens en personnel et matériels aux objectifs à atteindre
 Proposer le budget du Service
 Veiller à l’exécution des instructions données, assister ses subordonnés dans leurs fonctions et orienter leurs actions
 Evaluer le personnel qu’il encadre et proposer les sanctions, les promotions et les formations à engager
 A l’intérieur du Service, veiller au respect de la discipline ainsi que des règlements et procédures administratives
 Autoriser les absences et proposer à l’accord de son responsable le planning des congés
 Analyser les pratiques existantes et formuler toutes suggestions visant à améliorer la productivité du Service
 Assurer des bonnes communications tant ascendantes que descendantes au sein du Service et informer régulièrement sa hiérarchie
 Participer au maintien d’un bon climat social.
 Rendre compte périodiquement à son supérieur hiérarchique des activités réalisées, des résultats obtenus et des difficultés rencontrées

2 – AU TITRE DE LA COORDINATION DES ACTIVITES DU SECRETARIAT DG-ET PCA

 Assurer le secrétariat du Directeur Général et du PCA
 Accueillir, informer et orienter les visiteurs externes
 Gérer le courrier départ et arrivé de l’entreprise et le courrier express
 Organiser et coordonner les réunions internes de la Direction Générale
 Gérer les visites et l’agenda du Directeur Général
 Maintenir une bonne collaboration avec l’Assistante en charge du bureau de Bouaké et les autres Assistantes de la société
 Superviser les activités et l’emploi de temps des équipes sous sa responsabilités – accueil à l’aéroport, formalités administratives, courses diverses, diffusion du courrier en interne etc.
 Assurer le suivi achats matériels de bureau et divers de la Direction Générale en collaboration avec le responsable achat
 Classer et archiver les documents du Directeur Général et du PCA
 Assurer la mise à jour du répertoire téléphonique
 Assister et appuyer si nécessaire les membres du comité de Direction (Codir)
 Rédiger les comptes-rendus de réunion
 Réaliser la synthèse des Reporting mensuel et rapports d’activités demandés par sa hiérarchie

3 – AU TITRE DE L’ORGANISATION DES REUNIONS, VOYAGES ET VISITES

 Organiser les réunions à caractère régional et les séminaires devant se déroulés en Côte d’Ivoire en assurant la coordination logistique de ces rencontres

Pour les visiteurs :

 Effectuer les formalités liées aux voyages (visa, assurance etc.)
 Coordonner l’organisation de l’accueil et du séjour des visiteurs étrangers en Côte d’Ivoire (hébergement, déplacement,)

Pour le personnel de la société :

 Assister le personnel pour les formalités administratives relatives aux voyages (demande de visa, lettre d’invitation, établissement ou renouvellement de passeport, prise de rendez-vous, relation avec les consulats…)
 Organiser les voyages à l’extérieur du pays : préparation, validation et autorisation du siège des plannings de voyage, ainsi que les dispositions à prendre pour l’accueil, les déplacements et l’hébergement des visiteurs
 Organiser les voyages aussi bien du personnel que les visiteurs de l’entreprise

4 – AU TITRE DU SUIVI DES ASPECTS LOGISTIQUES ET ADMINISTRATIFS

 Etre l’interface entre le propriétaire des locaux et les prestataires externes et la société
 Faire le suivi des travaux de maintenance et d’entretien des résidences des directeurs et des expatriés
 Etre la personne ressources pour ce qui concerne les problèmes d’électricité, d’eau et de téléphone
 Faire le suivi de l’intendance des domiciles du personnel expatrié
 Assister le personnel expatrié pour toutes formalités administratives
 Effectuer l’établissement des pièces administratives du personnel expatrié (titre de séjour, PC etc.)
 Participer à tout évènement d’ordre public impliquant l’entreprise
 Assurer le suivi des questions administratives et logistiques du personnel expatrié ».

PROFIL RECHERCHE

PROFIL RECHERCHE :

DUT / BTS secrétariat bureautique Bilingue, Commerciale, Communication ou Licence d’Anglais ou équivalent

EXPERIENCE :

Vous justifiez d’un minimum de 3 années d’expérience professionnelle à un poste similaire.

COMPETENCES, CONNAISSANCE TECHNIQUES / OUTILS :

Compétences :
 Maîtrise de l’anglais lu, parlé, écrit
 Bon niveau de français lu, parlé, écrit
 Bonne connaissance de l’outil informatique (Pack Office (Word-Excel-Powerpoint – Outlook) – Internet
Aptitudes :
 Excellente expression orale et rédactionnelle
 Réactivité, dynamisme et efficacité
 Capacité d’organisation et polyvalence
 Très bonne maîtrise des outils bureautiques
 Discrétion, sens de la confidentialité
 Bon relationnel, bonne présentation, sens du travail d’équipe
 Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
 Savoir – faire en archivage et classement des documents
 Prise en charge des séjours des voyageurs et organisation des voyages du personnel.
 Qualité de conception des courriers et rapports périodiques

QUALITES :

 Excellente expression orale et rédactionnelle, êtes réactif, dynamique et efficace.
 Bonne capacité d’organisation et êtes polyvalent.
 Discrétion et sens de la confidentialité sont vos atouts.
 Bon relationnel, bonne présentation, un sens du travail d’équipe.
 Rigueur et méthode feront la différence.
 Très bon niveau d’anglais et maîtrise de l’outil informatique et internet.

Métiers: Secrétariat-Assistanat
Contrat: CDI
Lieu: Abidjan
Expérience: entre 2 et 5 ans
Secteurs: Production
Etudes: BAC+2 BAC+3

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