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ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE -H/F

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Le poste d’Assistante de direction – H/F sera rattaché au PDG.

 

MISSIONS, RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

Représentant du Directeur Général -H/F

Les principales missions des titulaires du poste se résument aux tâches suivantes :

Gestion du secrétariat

  • Gérer l’agenda du PDG ;
  • Accueillir et orienter des visiteurs du PDG ;
  • S’engager à l’amélioration continue du système de management intégré QHSE ;
  • Gérer et filtrer les appels téléphoniques du PDG ;
  • Gérer les courriers y compris les mails (réception, transmission, traitement, ventilation, classement et archivage) ;
  • Concevoir et rédiger les notes et divers rapports ;
  • Assurer la diffusion et la circulation de l’information et des instructions du PDG ;
  • Organiser les plannings et les déplacements du PDG ;
  • Organiser les réunions (y compris la logistique) et rédiger les CR.

Assistanat de direction

  • Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers et à la prise de décision ;
  • Instruire et suivre pour le compte du PDG les dossiers en instance dans divers départements ;
  • Traduire les documents anglais français et vice-versa ;
  • Contrôler et fournir au PDG les documents à la validation des dossiers ;
  • Etre l’interface (courroie de transmission) entre le PDG et les différents départements et rendre compte du niveau d’exécution des tâches de ces départements ;

Gestion et suivi des dossiers

  • Enregistrer des factures contractuelles ;
  • Relancer et suivre des factures depuis l’émission jusqu’au paiement effectif ;
  • Assurer le suivi des affaires en cours.
  • Assurer toutes autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique et entrant dans le cadre professionnel.

LOCALISATION

  • Le poste est basé à Cotonou au Bénin.

FORMATION

  • BAC+3 en secrétariat Bilingue ou équivalent ;
  • Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle en secrétariat bilingue.

 

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES ET QUALITES RECHERCHEES

  • Bonne capacité rédactionnelle ;
  • Bonne maitrise des techniques bureautiques ;
  • Excellente expression orale et rédactionnelle ;
  • Analyse et gestion des demandes ;
  • Capacité d’organisation ;
  • Polyvalence ;
  • Aptitude à travailler en équipe ;
  • Discrétion ;
  • Maitrise de la communication en anglais obligatoire ;
  • Forte capacité d’organisation ;
  • Rigueur et méthode ;
  • Capacité d’anticipation et de compte rendu ;
  • Bonne gestion des priorités ;
  • Capacité à effectuer multitâches et sous pression ;
  • Bonne connaissance de l’organisation de l’entreprise ;
  • Bonne connaissance du fonctionnement de la société ;
  • Bonne connaissance des techniques de gestion administratives et de secrétariat ;
  • Disponibilité.
Métiers: Management-Direction
Contrat: CDD CDI
Lieu: International
Expérience: entre 5 et 10 ans
Secteurs: Energies
Etudes: BAC+3

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