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ASSISTANTE DE DIRECTION -H/F

CONTEXTE DE RECRUTEMENT

  • CREATION DE POSTE ☒
  • REMPLACEMENT ☐
  • EVOLUTION HIERARCHIQUE ☐

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

L’Assistante de Direction reporte à la Direction Générale.

MISSION

Assistante de Direction –H/F.

  • Coordonner le travail de la Direction Générale (gestion d’agenda, des Rendez-Vous) ;
  • Assurer le suivi des décisions de la direction et les procédures internes ;
  • Organiser les déplacements et l’accueil des visiteurs (Visas, Avions, Hôtels, etc.) ;
  • Assurer la gestion du courrier et des notes de frais ;
  • Organiser les réunions et les évènements internes ;
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs de la Direction Générale ;
  • Tenir l’ensemble des dossiers administratifs ;
  • Gérer les stocks de fournitures de bureau ;
  • Exécuter toute autre tâche selon.

RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

Assistante de Direction –H/F

  • Faire des points de rappel (par mail, appel, message…) à la directrice de ses différents rdv, appels à effectuer, réunions à honorer….
  • Organiser les rdv de la directrice en tenant à sa disposition tous les documents importants pour ces rdv ;
  • Faire le point sur l’avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer ;
  • Traiter et transmettre les décisions, les notes de service à l’ensemble du personnel ;
  • Suivre la liste de présence, gérer les absences des collaborateurs ;
  • Organiser les déplacements (voyages à l’intérieur ou à l’extérieur du pays) du responsable, de collaborateurs (Visas, Hôtels……) ;
  • S’occuper de l’accueil et le séjour des visiteurs de la Direction Générale dans un cadre professionnel ;
  • Rédiger les courriers administratifs ;
  • Gérer avec la comptabilité le remboursement des notes de frais de l’agence ;
  • Préparer les différentes réunions (réunions chefs de services…) ;
  • Elaborer des comptes rendus des différentes réunions, séparer les contacts et les informations secondaires de celles essentielles ;
  • Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …) ;
  • Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
  • Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs de la direction générale ;
  • Assurer la tenue de l’ensemble des dossiers administratifs;
  • Chargée de la gestion des stocks de fournitures de bureau.

LE PROFIL IDEAL RECHERCHE

FORMATION

Assistante de Direction –H/F

  • De Formation supérieure Bac+2 en Assistanat de Direction, Secrétariat ou dans un domaine équivalent, vous justifiez d’un minimum de 2 années d’expérience professionnelle à une fonction similaire.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES ET QUALITES

Assistante de Direction –H/F

  • Aisance rédactionnelle pour rédiger tout type de courrier émanant de la Direction Générale ;
  • Disponibilité, patience et capacité d’écoute pour recueillir toutes les attentes clients ;
  • Discrétion, efficacité ;
  • Analyse et gestion des demandes d’information ;
  • Capacité d’organisation ;
  • Aptitude à travailler en équipe ;
  • Techniques de secrétariat ;
  • Méthodes de classement et d’archivage ;
  • Techniques de prise de notes ;
  • Techniques de gestion administrative ;
  • Excellente expression orale ;
  • Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ;
  • Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…).
Métiers: Secrétariat-Assistanat
Contrat: CDI
Lieu: Abidjan
Expérience: entre 2 et 5 ans
Secteurs: Digital Télécom
Etudes: BAC+2

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