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PERSONNAL ASSISTANT H/F

MISSION
• Assurer le secrétariat de la personnalité publique et l’assister dans la gestion administrative liée à sa vie publique et privée.
• Effectuer des tâches diverses dans le but de faciliter au maximum la vie de la personnalité publique.
 L’assistant personnel H/F aura bien souvent des tâches de secrétariat à effectuer pour assurer la prise de rendez-vous, la réponse à des invitations, la prise en charge des appels téléphoniques, la réponse aux différents emails et même parfois la gestion des réseaux sociaux.
 Il/elle devra également être en mesure de prendre en charge diverses démarches administratives et devra donc se montrer très polyvalente pour pouvoir prendre en charge la location d’une voiture comme la réservation d’un billet d’avion par exemple.
 Il/elle pourra également être amené à assurer l’intendance de la maison et de l’entreprise, il ne s’agit pas ici de prendre en charge les tâches quotidiennes, mais plutôt de les déléguer à du personnel qualifié et s’assurer que ces derniers effectuent correctement le travail qui leur est demandé.
 La comptabilité pourra également faire partie des attributions de l’assistant personnel même si la sollicitation d’un expert-comptable pour les tâches les plus complexes sera bien souvent recommandée.
 L’assistant personnel aura aussi un rôle d’acheteur et devra donc être en mesure de comprendre les envies et les attentes de la personnalité publique pour pouvoir récupérer une commande en son nom, mais aussi parfois faire preuve d’initiative lors des achats.
 Enfin, l’organisation des événements fera aussi partie des multiples casquettes de l’assistant du personnel. Même si les événements importants seront confiés à un professionnel du secteur, les dîners et soirées en petit comité seront souvent à prendre en charge.

RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

• Gérer l’administratif lié à la vie publique et privée de la haute personnalité publique ;
• Gérer le courrier entrant et sortant ;
• Gérer les inscriptions des enfants aux activités scolaires ou extrascolaires ;
• Payer les factures courantes ;
• Gérer les comptes bancaires ;
• Organiser la vie familiale ;
• Organiser les vacances et transferts, Réserver les activités ;
• Rechercher et coordonner les fournisseurs et prestataires ;

• Organiser et gérer des évènements ;
• Réaliser des courses et achats ;
• Gérer les agendas professionnels et familiaux ;
• Coordonner l’intendance et le personnel ;
• Transmettre des demandes issues des employeurs au personnel de maison ;
• Participer au recrutement du personnel ;
• Gérer les plannings du personnel ;
• Accueillir les invités.

ATOUTS ET CONTRAINTES DU POSTE
• Polyvalence et diversité des missions ;
• Bilingue ;
• Pression et horaires non fixes.

LOCALISATION

Le poste est basé au sein du cabinet de la personnalité publique et de nombreux déplacements sont à prévoir (déplacements de la personnalité publique).

LE PROFIL IDEAL ASSISTANTE PERSONNELLE

FORMATION

Bac +4/5 Ecole de Commerce (Marketing / Communication), Sciences politiques, Relation publique ou équivalent.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES ET QUALITES
• Avoir une bonne culture générale ;
• Excellente présentation ;
• maitrise des outils de bureautique : Pack office : Word, Excel, PowerPoint…
• Respect, intégrité, travail ;
• Faire preuve de flexibilité et d’organisation ;
• avoir une grande capacité d’analyse et de synthèse ;
• savoir construire des argumentaires ;
• avoir une culture digitale ;
• Savoir communiquer ;
• Proactivité et anticipation ;
• Sens de l’accueil ;

• Bonnes qualités relationnelles ;
• Rigueur ;
• discrétion, disponibilité ;
• dynamisme ;
• capacité d’adaptation, polyvalence ;
• humilité ;
• Ouverture d’esprit.

Métiers: Secrétariat-Assistanat
Contrat: CDI
Lieu: International
Expérience: entre 2 et 5 ans
Secteurs: Communication
Etudes: BAC+4

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