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RECEPTIONNISTE AGENT ADMINISTRATIF H/F

CONTEXTE RECRUTEMENT
 CREATION DE POSTE ☒
 REMPLACEMENT ☐
 EVOLUTION HIERARCHIQUE ☐

POSTE

 LOCALISATION :

Le poste est basé à Abidjan en Côte d’Ivoire.

 RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :

La personne recrutée devra reporter au Responsable Accueil et réception.

 MISSION / RESPONSABILITES :

MISSION :

 Le (la) chargé(e) d’accueil et de réception accueille, identifie les besoins, informe et oriente les patients. Il (elle) est la première personne avec laquelle on entre en relation téléphonique. Son accueil détermine souvent l’image que l’on aura de l’entreprise.
 Il (elle) assure la prise en charge efficace des patients durant leur temps de présence au sein de la clinique, et ce, dès leur arrivée. Il (elle) s’assure que le patient est pris en charge et satisfait. Il (elle) joue un rôle de médiateur entre les patients et le service médical. Il (elle) coordonne les activités nécessaires à la progression des patients dans le cadre de la politique commerciale de la clinique..

RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

Accueil physique
 Accueillir et renseigner les patients et les visiteurs ;
 Orienter les patients et les visiteurs vers les services demandés ;
 Prendre en compte les besoins des patients et répondre à leurs préoccupations ;
 Gérer les réclamations et les plaintes des patients et essayer de les solutionner
selon la procédure établie ;

Accueil et gestion des appels téléphoniques
 Assurer un accueil de qualité aux correspondants téléphoniques : Répondre aux
appels et orienter les patients vers les personnes recherchées ou vers les services
compétents ;
 Recueillir les demandes des patients et répondre à leurs préoccupations (heures
d’ouverture, accueil des patients, adresse du site Internet, etc.) ;
 Orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature ;
 Effectuer le suivi de la prise en charge de l’appel en cas de poste occupé, d’interlocuteur absent, etc.

Gestion de la réception des patients
 Créer le dossier administratif et médical des patients ;
 Éditer les bons de prises en charge des patients ;
 Récupérer auprès des patients les souches des bons de prise en charge destinés à la clinique ;
 Effectuer la facturation des actes ambulatoires et biologiques en respectant de la tarification prévue ;
 Contacter les assurances pour obtenir l’accord pour la prise en charge des patients assurés pour les actes ambulatoires ou remettre le bulletin d’examen dûment rempli
au patient ou à son accompagnant afin qu’ils effectuent les démarches auprès de l’assurance ;
 Enregistrer, classer et distribuer les résultats des laboratoires aux patients ;
 Distribuer systématiquement les fiches de satisfaction des patients accueillis par la
réception et les récupérer après qu’ils les ont remplies ;

Administratif
 Gérer le planning des Médecins (Agendas, prises de rendez-vous, etc.) ;
 Assurer la gestion du courrier, les réceptionner et les faire suivre ;
 Gérer les emails reçus via l’adresse mail dédiée ;
 Transmettre quotidiennement les souches des bons de prise en charge avec les factures journalières au Service de la facturation.

Gestion des salles de consultations
 Gérer le planning d’occupation des salles de consultation des médecins ;
 S’assurer de la propreté des salles de consultation ;
 S’assurer de la disponibilité des formulaires et du petit matériel nécessaire aux consultations selon les checklists.

Autres
 S’informer constamment sur les services de la clinique, leurs missions et leur organisation, ainsi que sur les dossiers d’actualité susceptibles de générer des afflux de demande d’informations ;
 Identifier les besoins mensuels et suivre les approvisionnements du service en formulaires administratifs ;
 Formuler toutes suggestions visant à améliorer la productivité du service.

PROFIL RECHERCHE

 PROFIL RECHERCHE :

BAC ou Brevet technique en secrétariat, commercial ou communication ou diplôme équivalent.

 EXPERIENCE :

Avoir au moins 2 années d’expérience professionnelle à un poste similaire.

 COMPETENCES, CONNAISSANCE TECHNIQUES / OUTILS :

 Maitrise des principes et règles conversationnelles,
 Connaissance des techniques de communication orale et écrite,
 Maitrise de toute la chaine de prise charge du patient,
Bonne connaissance des outils bureautiques : Word, Excel, internet, etc.,
Notions en techniques commerciales.

 QUALITES :

Professionnalisme,
Discrétion,
Respect de la confidentialité des informations , Esprit d’équipe,
Intégrité,
Disponibilité,
Organisation,
Fiabilité,
Intérêt pour la satisfaction du client,
Bonne capacité de résolution de conflits,
Maîtrise de soi,
Diplomatie,
Bonne présentation physique,
Rigueur,
Dynamisme,
Flexibilité.

Métiers: Marketing-Communication Secrétariat-Assistanat
Contrat: CDI
Lieu: Abidjan
Expérience: entre 2 et 5 ans
Secteurs: Environnement
Etudes: BAC+2 BAC+3

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